20 Critères pour choisir sa plateforme wiki

Wikimatrix (un site/service web représentant une base de données de référencement des solutions wikis) dénombre déjà plus de 125 plateformes différentes. Il permet de comparer ces solutions selon de nombreux critères technico fonctionnels.

A pas mal de reprises je me suis servi de cet outil pour étudier / positionner rapidement différentes solutions wiki.

Wikimatrix offre un aperçu majoritairement technique (Ça rend vraiment service  et permet de gagner beaucoup de temps). En revanche ça ne donne pas tout, et en particulier éclaire peu sur les aspects purement fonctionnels d’une solution.

Aussi, j’ai voulu compléter par une plus grande liste de critères d’analyses pouvant être réutilisés (en totalité ou en partie) par tout chef de projet wiki.

Ces critères sont décomposables en trois grandes catégories : techniques, fonctionnels et stratégiques.

Critères techniques

On retrouve 6 familles principales

  • 1. Plateforme : Reste toujours un des premiers critères techniques de sélection. Une DSI ayant une certaine culture technique et qui a investi autour de certains choix technologiques optera bien évidemment plus facilement pour la solution qui se rapproche le plus de sa configuration technique : langage, OS, serveur d’application, base de données, architecture technique, etc.
  • 2. Administration : Disposer d’un back office performant et facile d’utilisation est le soucis premier de l’administrateur de la plateforme. Les wikis offrent aujourd’hui des consoles d’administration en ligne de plus en plus complètes. Reste à évaluer la complexité des tâches quotidiennes d’un administrateur à travers ces consoles : création d’un espace, création d’un groupe, affectation de droits, gestion des corbeilles, gestion des plugins, gestion des index, etc. Il est aussi utile d’évaluer les possibilités de délégation de l’administration au niveau local d’une ferme wiki ou d’un espace wiki.
  • 3. Capacités d’intégration : Cette famille constitue un des différenciateurs entre une plateforme grand public et une autre adaptée au contexte professionnel. Comme toute autre application, le wiki doit s’aligner aux structurants techniques de l’entreprise : intégration au SGBD  de l’entreprise, à un annuaire LDAP,  au SSO, aux portails de l’intranet et autres applications (comme la GED et le moteur de recherche)… Il ne s’agit pas uniquement d’étudier si la plateforme a prévu ses propres connecteurs à tous ces systèmes (ce qui est logiquement impossible) mais aussi d’étudier sa capacité à s’y intégrer et d’en évaluer les efforts.
  • 4. Capacités d’extension : Au delà de l’intégration, l’extensibilité est un critère qui peut être important. Il s’agit d’évaluer la capacité de la plateforme à répondre à de nouveaux besoins, notamment grâce aux mécanismes d’extension dont elle dispose : ouverture du code, API, système de plugins, etc.
  • 5. Performance et scalabilité : La bête noire des DSI J. Les outils 2.0 ont tendance à séduire un nombre important d’utilisateurs. Ce critère peut donc devenir très critique au bout de quelques mois de déploiement. Jusqu’à quel niveau la plateforme peut-elle monter en charge? Qu’a t-on prévu pour faire face à une sollicitation importante? Il faut savoir que contrairement à un site web (intranet) classique où les utilisateurs sont majoritairement des consommateurs de contenus, le wiki risque de séduire beaucoup plus de contributeurs. Bien que cela reste aux alentours de 10 -90 (10 % de contributeurs vs 90 de consommateurs) ou 20-80 au mieux – le nombre peut être conséquent dans le cadre de grandes entreprises.
  • 6. Sécurité : Inutile d’insister sur l’importance de ce critère. Une plateforme qui montre des faiblesse à ce niveau est automatiquement écartée, même si elle présente la meilleure offre fonctionnelle (ce qui est rare aussi). Evaluez ici la politique de sécurité de l’offre, la gestion de patchs, la fréquence des mises à jours, la gestion des logs, etc.

Critères Fonctionnels

On propose une dizaine de familles fonctionnelles :

  • 7. Editeur de texte / et wiki markup : C’est une des clés de choix du moteur wiki. En effet l’édition du contenu en ligne est la première vocation du wiki. Les utilisateurs jugeront la facilité de la plateforme principalement en mesurant à quel point son éditeur de texte riche (wysiwyg) est simple, complet et intuitif. La puissance du wiki-markup intéresse plutôt les utilisateurs avancés et les profils techniques (informaticiens).
  • 8. Gestion des contenus et wiki farming : Le wiki est aussi un gestionnaire de contenus multiples (pages, commentaires, quelques documents joints, tags, etc). Il est important d’évaluer les capacités de la plateforme à organiser et retrouver les contenus publiés de manière claire, structurée et simplement évolutive. Aussi dans certains contextes on a besoin d’une ferme wiki -  c’est à dire plusieurs espaces wiki, entièrement gérables de manière indépendante – sur une seule et même plateforme. Ce critère est très important et requiert une évaluation assez détaillée. Idéalement la solution doit permettre de gérer indépendamment plusieurs domaines wiki, tout en gardant la capacité d’imposer des règles de gestion centralisées.
  • 9. Gestion des droits d’accès : C’est également un des critères qui arrive en tête de liste dans le choix d’une solution wiki professionnelle. On retrouve ici les critères d’accès concurrents (check in – check out), de permissions (locales versus globales), de gestion des rôles et des groupes, de gestion de zones privées, etc.
  • 10. Tags et recherche : Avec potentiellement plusieurs centaines voire milliers de pages publiées, les fonctionnalités de recherche sont très importantes. On évalue assez souvent la capacité du moteur à effectuer des recherches « full texte », à proposer des filtres, et à faire des recherches sur des mots clés similaires. Dans cette même catégorie on évalue les fonctionnalités de tagging de la plateforme ainsi que les capacités d’exploitation des tags.
  • 11. Import / export de contenu : Ces fonctionnalités sont aujourd’hui de plus en plus réclamées. En effet assez souvent le projet wiki démarre après quelques initiatives locales à droite et à gauche dans les départements de l’entreprise. Le chef du projet wiki, aura la lourde tâche de faire adhérer l’ensemble des utilisateurs à une seule et même plateforme centralisée. Les questions d’import des contenus existants vers la nouvelle plateforme sont alors légitimes.
  • 12. Fonctionnalités collaboratives : Nécessaires pour un outil « collaboratif ».  Oui ! le wiki est un outil collaboratif, certes à la base et avant tout doit faciliter la rédaction collaborative de pages et le partage des idées et brouillons. Il est rarement utilisé que pour cela, il est devenu de plus en plus riche et a tendance à remplacer les workspaces et groupwares classiques en apportant entre autres des fonctionnalités de forum, de taches partagés, d’agenda, de gestion de projet (légère).
  • 13. Fonctionnalités sociales : Dans le contexte de l’évolution des usages et de la maturation des plateformes 2.0, certains (voire la majorité) moteurs wiki offrent des outils complémentaires pour le support des communautés et des usages sociaux de type : profils, conversations et microblogging (comme Facebook et Twitter).  Selon la stratégie adoptée (plusieurs outils ou une plateforme à tout faire) l’évaluation des ces fonctionnalités est un plus.
  • 14. Notifications / RSS / abonnements : Pour encourager le partage et les discussions spontanées, une plateforme wiki doit offrir une panoplie d’outils permettant aux utilisateurs de rester au courant de ce qui s’y passe.  Du générateur de flux RSS aux outils de following / follower à la Twitter, les fonctionnalités sont nombreuses et pour tous les goûts.
  • 15. Gouvernance et statistiques : Cette famille est souvent très importante pour l’équipe projet et les responsables des communautés. Les plateformes ne sont pas au même niveau de complétude fonctionnelle. Certaines s’appuient sur des plugins externes pour offrir un plus large choix d’indicateurs de suivi aux décideurs, d’autres se limitent à exposer certaines informations au niveau de leurs APIs, et d’autres offrent des tableaux de bord très complets.
  • 16. Interface et ergonomie : Au delà de l’évaluation subjective (j’aime, ou j’aime pas le look & feel), il faut penser à des critères concrets permettant d’étudier les modèles de navigation, les labels (wording) utilisés et le niveau de personnalisation possible de l’interface.

Critères Stratégiques

On propose quatre familles principales

  • 17. Entreprise : Les questions classiques permettant d’évaluer la pérennité de l’offre (que ce soit open source ou commerciale) concernant la taille de l’éditeur (ou de l’organisation Open Source), sa date de création, son chiffre d’affaire, etc.
  • 18. Produit : Important à collecter des informations concernant la stratégie produit, sa feuille de route, sa maturité en entreprise.
  • 19. Support : Un critère très important. Les DSI veulent souvent se rassurer du niveau de support de l’éditeur (ou ses partenaires) : le niveau de service, le niveau de documentation du produit, l’accès à un suiveur de bugs, l’accès aux forums, etc.
  • 20. Commercial : Enfin la question du prix et des références.
10
août 2010
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